近年来，上市公司因印章管理不善导致违规担保、资金占用等违规行为屡见不鲜。上市公司印章管理，是内控制度中的重要环节。同时，印章也被视为上市公司意志的具体体现。

那么，上市公司应采取哪些规范措施来管理印章呢？本篇将通过深入分析监管案例来探讨管理风险及应对措施。

本期解读

一、未建立相关印章管理制度或未及时修订更新制度

二、违背“分散保管”的原则

三、用印记录不完整

一、未建立相关印章管理制度或未及时修订更新制度

案例一：未建立相关印章管理制度

TJPL电路股份有限公司于2019年7月29日收到深圳证券交易所中小板公司管理部下发的《关于对TJPL电路股份有限公司的监管函》（中小板监管函[2019]第 141 号），《监管函》内容摘要如下：

公司未建立关于董事会印章及监事会印章管理制度，未明确规范其使用、保管流程。

● 关注要点：

上市公司应当建立健全印章管理制度，明确印章的保管职责和使用审批权限，并指定专人保管印章和登记使用情况。

公司董事会及监事会印章均由专人负责管理，使用范围仅限于董事会决议、监事会决议、股东大会决议等相关文件。印章使用审批流程严格，印章管理人对每份盖章文件均严格审核，并由印章使用人面对面逐条登记，保证印章使用安全、合规。整个流程相关人员均为公司登记的内幕信息知情人，严格控制内幕信息的内部流转。

● 整改措施：

今后，公司为进一步规范董事会和监事会印章保管及使用的合法性、严肃性和安全性，提高办事效率，维护公司的利益，公司将制定《董事会印章管理制度》及《监事会印章管理制度》，不断完善内部控制，防范风险。

案例二：未及时修订更新制度

2016年7月18日至7月29日，中国证监会新疆证监局对ZTHX进行了现场检查，并下发了《关于ZTHX双随机现场检查的监管关注函》（新证监局函[2016]203 号），提出以下问题：

1、相关管理制度尚不完善

公司未根据实际情况及时修订《印章管理制度》，公司《印章管理制度》规定，公司有合同专用章两枚，分别用于以公司名义签发的粘胶纤维产品销售合同以及其他合同。目前公司对所有合同均使用合同专用章2，合同专用章1已封存，但公司未对《印章管理制度》进行修订。

2、制度执行情况存在瑕疵

经抽查发现，公司2016年与HMS商业银行签订的借款合同上盖有公司公章，但未按照公司《用印管理制度》规定在用印登记表上进行登记。

● 关注要点：

上市公司应当根据印章使用的实际情况，及时修订公司《印章管理办法》等制度，加强对公司专印章的管理，规范公司印章的使用及保管。

● 整改措施：

公司将修订《印章管理办法》，加强对公司合同专用章管理，规范公司合同专用章的使用及保管，明确合同专用章的使用范围，销毁不再使用的合同专用章1。《印章管理办法》（修订）对公司的公章用印的审批和登记管理进行了明确的规定，杜绝此类事件的再次发生。

★ 应对方案：

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。

随着公司规模的扩大，通常不只有一枚印章，伴随发展过程中数量更有增减。因此在传统人工管章、手动记录的管理的过程中，即便有印章管理制度，和台账记录，也会出现印章数量不明、各枚印章保管情况不明、印章新刻权力不明、印章使用记录不全等问题。面对解决这些问题的方式，除了需要制定和不断完善完善印章管理制度，明确权力归属与权限范围，公司应当推进印章管理的数智化升级，利用现代智能工具管控印章，例如云玺量子新一代一体式智能印章。

云玺量子智能印章，是中国传统实体印章智能化、网络化、数字化发展的变革升级，具有一体式、全场景、全区域、全功能智能物联管控的先进功能，同时具备轻应用、轻部署、轻维护的特点，实现印章本体的智联管理和全功能印控，提供了全程闭环式印章智能化管理。是数字经济社会，政企数字化转型升级的重要印信和内控管理工具，通过联网管理和认证备案，维护社会经济有序健康发展。

二、违背“分散保管”的原则

案例三：印章保管未形成制约机制

根据《证券法》、《上市公司现场检查办法》（证监会公告〔2010〕12号）等规定，近日对安徽WTKJ股份有限公司（以下简称公司）进行了专项检查。经查，发现公司存在以下违规行为：

印章管理方面，公司同时使用多枚公章，公司公章、合同专用章、财务专用章、法人代表印章均由财务部保管，且存在未详细说明用印用途情况下长时间借出公章行为，印章管理未体现不相容岗位相互制衡和监督。

● 关注要点：

公司印章保管应按照“审用分离、分散保管”原则进行保管。对公司财务章和法人章等印章实施分别管理，形成有效制约机制，堵塞管理漏洞，提高管理水平。如公司的财务章由财务部保管，法人章由办公室保管，公司合同专用章由专人保管及使用、公司公章授权综合管理部专人保管及使用、董事会、监事会印章分别由董事会秘书及监事会主席保管及使用，各部门业务印章由各部门专人保管及使用。

● 整改措施：

1、2020年6月24日，公司组织财务部、人力资源部、法务部、行政部等相关部门人员学习相关法律法规及公司规章制度，对印章保管人员进行合规培训，加强公司印章管理和财务管理，完善用章审批与流程管理，强化制度规范执行。

2、2020年7月2日，公司对原有《安徽WTKJ股份有限公司印章管理制度》等制度文件进行修订完善，并正式实施新的《安徽WTKJ股份有限公司印章管理制度》，明确将公司公章、合同专用章、财务专用章与法定代表人印章安排不同部门管理，印章管理体现不相容岗位相互制衡和监督的原则，采用分开保管、专人负责的办法对印章进行管理和使用；严格要求印章管理员按照公司印章管理制度保管印章，用印必须见到审批完整的审批文件且逐一核对文件内容后方可使用，并详实登记每次用印情况。同时要求印章管理部门在尽量满足公司业务发展需求的情况下，逐步实施销毁旧章。

★ 应对方案：

企业印章的使用往往需要经过严格的审批流程，获得领导的批准。然而，当相关负责人不在、出差或繁忙的情况下又急需用印的时候，整个审批流程就会变得异常繁琐，耗费大量时间和精力。这不仅影响了工作效率，也可能导致业务进度的滞后，给企业带来不必要的损失。

云玺量子智能印章通过集成物联网技术、人工智能等技术，为企业提供了一种全新的印章管理方式。满足传统印章24小时联网监控，流程＋人脸/指纹身份识别解锁用印，用印必须经过系统登录提交申请，负责人可通过手机审批文件信息，从而实现了线上远程审批，降低印章管理风险的同时，极大地提高了用印的效率和便利性。

三、用印记录不完整

案例四：用印登记信息不全

深圳证监局于2010年7月对深圳市DZJG科技股份有限公司自2007年以来在公司治理、信息披露、财务管理与会计核算、财务会计基础等方面的情况进行了现场检查，并于2011年1月6日对公司出具了《关于深圳市DZJG科技股份有限公司现场检查的监管意见》（以下简称“《意见》”）。深圳交易所收到《意见》后，对公司出具了《关于对深圳市DZJG科技股份有限公司的监管关注函》（中小板关注函【2011】 第5号）。公司的《公章使用登记表》中部分文件名称、事由填写简单，部分用印申请未填写事由，部分用印申请无批准人签字。印章保管人作印章使用登记台账时，须注明时间、公章名称、使用日期、使用用途、用印人、批准人、保管人等信息。

● 关注要点：

上市公司使用印章要进行登记，并做好用印记录，包括但不限于使用时间、公章名称、使用日期、使用用途、使用份数等等。

● 整改措施：

公司现已整改，公章的使用需要严格按照《公章使用登记表》登记，并经批准人签字。

★ 应对方案：

云玺量子通过将传统印章置入智能印章终端内，在用印过程中，可实现全程用印信息均做到自动保存和随时随地溯源（包括用印时间、地点、次数、盖章人等），使得企业对印章的使用情况一目了然，让所有用印信息清晰透明。

并支持OCR识别用印文件与申请文件比对，防篡改。部分型号与中国电信、科大国盾合作研发，实现量子密钥量子安全技术加密保护用印文件。为企业提供了更加安全、可靠的印章安全解决工具以及方案。

据官方统计，中国每年因印章监管问题造成经济损失高达1000+亿！印章科学‮全安‬管控，一直是‮企政‬风控内‮核控‬心难题。

做好印章管理优化是头等大事！

传统印章管理漏洞多、风险大、成本高、效率低、监管难，偷盖滥盖错盖、人情章、空白章、假章、萝卜章……乱象层出不穷。最大的根源还是在于企业印章管理不科学导致。

企业一旦遭遇“印控”纠纷固然是无妄之灾，但如果提前部署一套“云玺量子政企单位智能印章一体化管理”全流程解决方案，将每一枚实物印章都加上一把“智能锁”，运用以量子信息、AI与信创技术的融合创新技术进行安全、合理有效的管控与使用印章，确保只盖印审批通过的文件，把每一次用印都记录的清清楚楚，管理后台核查一目了然。

在有效避免印章非法、违规使用的同时，能够迅速捋清事宜，有理有据可追溯，支持企业有力反击，提升企业运营效率及印章的数字智能化风控管理水平。

云玺量子是智能印章领域的龙头企业，是中国智能印章原创发明人！原创发明的中国一体式智能印章项目来源于国务院国资委熠星平台（中国能建、招商局集团申报），公司由中国科大先研院、国有省政府基金持股。

由国家发改委主管、国家信息中心主办《中国信息年鉴》刊文《中国智能印章的诞生与云玺量子》，明文记载云玺量子作为中国智能印章原创发明人，实现千年传统印章的数字智能化变革升级。

智能印章作为传统印章在数字经济时代的智能化升级新品类，其具有传统印章的印信功能，同时其本体一体式集成了全场景物联印控功能。新一代标准化的智能印章，代表了技术、市场和产业标准的发展方向，是政企印控领域发展的必然趋势。

云玺量子与人民网·人民数据联合在北京人民日报新媒体大厦首次发布的“世界首款实现可防伪新一代智能印章”，正是破解国央企、政企、上市企业等印章管控和防伪难题的最佳方案。

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目前，云玺量子一体式智能印章已在国内外被广泛应用。

国内包括海南自贸区政务、合肥瑶海政务、天津滨海政务、青岛莱西基层政务管理等；华润集团、中建五局三公司、新疆建设兵团第十一师(建融集团)、中国供销社(财务公司)、中国电科、中国电信、字节跳动、阿里钉钉、碧桂园、新奥集团、阳光新能源等头部企业和国央企也成为忠实用户和战略合作伙伴。

国外包括新加坡、印度尼西亚、马来西亚、日本、塞尔维亚、尼泊尔、吉尔吉斯斯坦、墨西哥等遍布世界多个国家。