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智能印章管理系统轻松化解人工管理印章风险

时间:2021-11-30 14:06:11 

  在企业经营管理活动中,印章作为一种行使职权的重要凭证和工具,是每一个企业从事业务罪的重要环节,盖有印章的文件,是受法律保护的有效文件,同时也意味着企业对文件内容负有法律责任。

智能印章管理系统轻松化解人工管理印章风险(图1)

  对印章进行管理,既要提高签章效率,又要注意印章的安全性。但许多企业在管理印章时遇到不少难题,印章数量多,用印量大,违规印多,印章外带多,管理成本高,而传统的印章管理难度较大,主要表现在时间和人力成本上,特别是在金融、地产、建筑等行业,而在全国各地都有分支机构,项目数量庞大,管理者根本就不能实时监控用印的动态,最终出现印风险也只有总公司才能背负。


  而员工在日常工作或重要事务上多多少少要盖章,而每一次盖章都要经过层层审批。如遇上管理员不在,原定当天可以完成的事,因为盖章问题拖了好几天才完成。使工作效率不高妨碍企业经营的发展。


  人工管理印章的缺点:


  1.人工锁柜、手工填表、签字传真机、多层审批、低效、准确。


  2.打印应用后无法追溯,纸质文件查询检索不便且工作量大,难以管理。


  3.不能追踪监管印章与外带印章不能兼顾安全与方便,风险与效率难以两全。


  上述印章管理的难题应该怎么解决?那就是部署智能印章管理系统,智能印章管理系统利用物联网、移动互联技术为传统印章添加“智能锁”,赋予企业印章管理模式创新。在智能印章机上安装实体印章,强烈地压缩了签章过程中人的权力空间,只有经审批人同意,才能使用,担保人、事项、章三方关联,必须是申请人,用申请章,盖申请内容,实现印章使用前可控制,使用中可监控,用后追溯。


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