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智能印章解决企业印章管理四大核心问题

时间:2021-11-24 15:16:11 

  伴随着企业的发展,印章在生产和经营中的应用越来越频繁,印章管理的风险也越来越大,管理也越来越困难。本文就企业印章管理中存在的四大核心问题进行了论述,对印章使用风险提出了建议,希望能为企业客户的印章管理提供借鉴。

智能印章解决企业印章管理四大核心问题(图1)


  1.企业印章种类多,数量大,怎样进行监督?


  集团企业由于规模大、业务项目多,常常需要刻制印章,因此,企业存在着众多的分支机构或分公司。仅通过通过人+系统对传统印章进行控制,隐含章风险较大,分支机构印章调用效率低,时效慢。采用智能印章统一管理,支持市场上90%的印章一体化嵌入,通过云平台、手机(手机App和网络)智能终端三位融合的方式进行交互,保证印刷过程的可控性、可控性、可查性、可追溯性,一站式闭环用印审批流程,物联网印章管理平台统一实行集中控制。


  2.企业如何优化大量的盖章工作?


  大企业的许多客户,由于业务量大,每天需要盖章的文件以千份计算,经过人工保管、人工审核、人工盖章的模式,容易出现漏盖、错盖、不同抬头的印章等现象,从而影响办公效率和企业用章风险。为了满足这类大规模盖章的需要,可采用智能印章自动批量盖章,基于安全控制、操作方便、快速响应等基本需求,根据各行业批量盖章的应用场景考虑,力图通过核心技术满足大量盖章、标书多页盖章等需求,解放人力,快速,高效率自动完成自助打印。


  3.外出带公章怎么监管?


  一般用章外带是不能监督的,如盖几章、盖什么材料、盖在哪里、私自偷刻印章,都不能得到控制,如果出现违规用印,则是事后难以追查,最后责任只能由公司负责。那企业该如何规避带印外出办事的风险?可通过智能印章App“网上发起申请—网上审批—数据反馈—实施”,结合LBS定位和物联网网络技术,鱼眼双目摄像同步照相等先进技术在用章时实时记录盖章时刻、地点、盖章人、盖章文件客观记录并上传到服务器,把印章的外带做到可管、可控、可查。


  4.如何做好印章的管理与保密性?


  印章是机关、单位对公文、证件有效负责的凭证,是其对内对外行使权力的标志。鉴于某些行业的特殊性,智能印章可针对不同企业的印刷需要,定制开发设计,融合对接企业OA,ERP,CRM等办公系统,提供私有云部署。智能印鉴在整个印刷过程中,将记录每一次印刷信息以“人+文件”的方式,实现用印流程全可视化,大大提高用印效率,大大提高用印效能,保障印章使用安全、有效。


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