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管理公司印章有哪些常见的问题

时间:2020-07-15 11:15:07 

管理公司印章有哪些常见的问题?企业在印章管理常见的问题主要有印章刻制流程不清晰、程序不正规,体现在刻制印章不去公安机关备案,随便找一家单位刻制公章,刻完就用,为之后的印章使用埋下了安全隐患等问题。为此在管理公司印章方面可采取的有效措施首先是公司建立日常保管制度;其次是建立保管人责任。在这里,专人保管公司印章也需要注意流程的严谨性,逐步完善公司内部制度。下面由小编就管理公司印章的现有问题和可行措施在本文详细介绍,希望有助于你更完善公司印章的管理,减少公司印章带来的公司法律风险。

企业在印章管理方面主要存在的问题

1、印章刻制的业务流程不清晰,没有审批程序,只要业务需要,领导或部门就可随便刻制印章,刻制后没有下发正式启用文件,没有明确印章使用范围和使用时间。

2、印章刻制不在公安部门指定的单位进行,不在公安机关备案,随便找一家单位刻制公章,刻完就用,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

3、个别企业没有印章管理方面的规章制度,使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查,更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章,在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

4、个别企业没有统一的印章使用台账,采用一页纸请示的方式,请示完成后,领导审批用印的签批单由经理办公室保存,时间长了很容易丢失,无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账,但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人,以后涉及此类文件的问题同样无法追溯,形成法律风险。

5、个别企业印章保管制度不健全,未设专人保管,印章丢失或被盗后不及时报告,不及时报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,从而留下了潜在的用印风险。

6、个别企业为追求收益,允许不具备资质的企业挂靠施工,个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章,一旦挂靠单位出现问题,企业就要承担相应责任。

7、个别企业不重视管理项目部印章,意识不到项目部印章对企业的重要性,项目部印章管理不规范,没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序,没有设立项目部印章使用台账,形成了项目部印章管理的空白,给企业带来较大的法律风险。

8、个别企业印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给企业带来了不可挽回的损失。

9、个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些单位的印章,造成印章的流失,形成了潜在的法律风险。


公司印章的保管方面需采取措施

(一)首先是建立日常保管制度:

1、公司印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。

2、印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。

3、公章应妥善保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗。

(二)其次是明确保管人责任:

1、印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失。如遗失,必须及时向公司办公室报告;

2、必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用;

3、在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意的则用印,否决的则退回;

4、检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符,如不符则不予盖章;

5、在印章使用中违反规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。

  专人管理公章注意事项

  专人管理即由公司安排专属的部门或者专职人员管理公章的使用、加印以及登记,该类事项可以制定相应的公司内部制度加以完善。

  目前小型企业的公章一般由法定代表人掌控,如果法定代表人本身是公司股东,则一般较为稳妥,虽然法定代表人身为股东本身不等同于公司,但是从风险防控上由于公司利益与股东利益原则上的一致性,所以公章对外加印法定代表人会比较慎重。公章由专人管理便于公章使用不当时公司内部责任的追查,同时专管公章的人建议仅限于行政职能部门或者行政人员,避免公章管理人员与具有对外负责销售或者采购的人员身份同一,因为后者对外从事商务活动容易使得权利的行使不透明,难以监控其用章的正当性或合理性。


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